Bedrijfsfeestje? Maak gebruik van de werkkostenregeling!

Sinds de werkkostenregeling (WKR) op 1 januari 2015 verplicht is gesteld, is er veel veranderd voor ondernemers met personeel. Kun je nog een gezellig bedrijfsuitje organiseren zonder te hoeven vrezen voor een flinke eindheffing van de Belastingdienst? Een uitleg over zorgeloos feesten met je personeel.

De WKR is in het leven geroepen om de regelingen rondom extraatjes voor je personeel te versimpelen. Het komt erop neer dat je 1,2 procent van de totale fiscale loonsom van jouw bedrijf mag besteden aan voorzieningen, verstrekkingen en vergoedingen voor je personeel. Denk aan bonussen en bedrijfsfitness. Deze 1,2 procent wordt de vrije ruimte of forfaitaire ruimte genoemd. Alles wat binnen deze vrije ruimte valt, wordt niet belast. Je moet de zaken die binnen deze ruimte vallen in je administratie aanmerken als eindheffingsloon. Over alle uitgaven die boven de grens van 1,2 procent zitten, krijg je een eindheffing van maar liefst 80 procent.

Wat valt onder de werkkostenregeling?

Je bent als werkgever vrij om te bepalen welke zaken je in de vrije ruimte laat vallen. Er is echter één maar: ze moeten voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Dat betekent dat de vergoedingen, voorzieningen en verstrekkingen niet meer dan 30 procent mogen afwijken van wat normaal is in een soortgelijk geval. Stel, je geeft een van jouw managers een kerstpakket t.w.v. 10.000 euro, terwijl dat niet gebruikelijk is. Het bedrag boven 130 procent van het gebruikelijke bedrag, wordt dan gezien als loon en wordt dusdanig belast.

Niet alles telt mee

Nu is er een aantal zaken dat is vrijgesteld en niet meetelt voor de vrije ruimte. Over deze zaken hoeft ook geen eindheffing van 80 procent betaald te worden. Het gaat om:

  • zakelijke reiskosten van je personeel tot maximaal 0,19 eurocent per kilometer
  • kosten voor tijdelijk verblijf, zoals overnachtingen en maaltijden tijdens zakenreizen
  • zaken die de kennis en vaardigheden van je personeel onderhouden en verbeteren, zoals congressen, cursussen en vakliteratuur
  • kosten voor studies en opleidingen
  • zakelijke verhuiskosten
  • extraterritoriale kosten: kosten die werknemers maken om vanuit een ander land naar Nederland te komen om te werken
  • gereedschappen, computers en andere apparatuur die noodzakelijk is voor het uitvoeren van de werkzaamheden
  • mobiele telefoons, indien deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden
  • korting die je aan medewerkers geeft op producten uit je eigen assortiment. Dit mag tot 20 procent van de winkelwaarde, maar niet meer dan 500 euro per personeelslid per jaar.
  • arbovoorzieningen
  • hulpmiddelen

Bedrijfsuitje op kantoor of in de kantine

Maar wat betekent dit nu allemaal voor het geven van een bedrijfsfeest? Als jij een feest geeft voor jouw werknemers, dan hangt alles af van de locatie waarop je dat feest geeft. Indien je het feest op de werkplek houdt, bijvoorbeeld in de bedrijfskantine, kun je dit onbelast doen. Het telt niet mee voor de vrije ruimte en je hoeft niet te vrezen voor een eindheffing van 80 procent.

Feesten op een externe locatie

Als het feest gehouden wordt op een externe locatie is het een ander verhaal. In dat geval moet je de kosten meerekenen in de vrije ruimte of laten belasten als loon. Maar er is een uitzondering. Als tijdens een activiteit op een externe locatie het zakelijke karakter overheerst, worden de kosten niet belast. Denk bijvoorbeeld aan een presentatie voor zakelijke contacten met aansluitend een borrel waar ook al jouw personeel bij aanwezig is. In zo’n geval wordt het feestelijke karakter gezien als een bijkomstigheid.

Zorgeloos feesten kan dus op jullie eigen werkplek of op de borrel na een zakelijke bijeenkomst op een externe locatie.