Belangrijk: check je algemene voorwaarden

Het opstellen van professionele algemene voorwaarden en leveringsvoorwaarden kan veel voordelen met zich meebrengen. Mocht er onverhoopt een conflict plaatsvinden met een klant dan kunnen die voorwaarden goed van pas komen. De gevolgen en de lengte van een conflict met een klant of leverancier kunnen bovendien flink verminderd worden. Wat moet er in die voorwaarden opgenomen worden? Wij zetten dat voor je op een rijtje.

Algemene voorwaarden: niet verplicht, wel verstandig

Het is voor een onderneming niet verplicht om algemene voorwaarden of leveringsvoorwaarden op te stellen. Toch is het verstandig om het wel te doen. Er zitten namelijk een aantal voordelen aan. Met goede voorwaarden kun je bijvoorbeeld je aansprakelijkheid beperken. Daarnaast kun je problemen voorkomen bij conflicten met klanten of met een leverancier.

Voor klanten is het overigens ook handig wanneer een onderneming voorwaarden hanteert. Bij onduidelijkheden of problemen weten zij namelijk wat ze kunnen verwachten doordat ze kunnen terugvallen op jouw procedures. Ook komt een bedrijf dat aandacht besteedt aan algemene voorwaarden of leveringsvoorwaarden een stuk professioneler over.

Hoe pas ik mijn algemene voorwaarden toe?

Met het opstellen van duidelijke voorwaarden ben je er nog niet. Als je deze vervolgens niet op de juiste manier hanteert, kunnen ze verkeerd worden opgevat en veroorzaken ze mogelijk alleen maar méér onduidelijkheid. Zo kunnen er hele juridische discussies ontstaan over het moment waarop de voorwaarden gelden. Wij geven je drie tips.

1) Kies realistisch

De aansprakelijkheid van jouw bedrijf is vastgelegd in de wet. Het is niet mogelijk om met voorwaarden alle aansprakelijkheid van je af te schuiven. Houd dus goed in de gaten wat realistisch is voor de prijs van je product of dienst, of welke risico’s je niet kunt verzekeren. Bij niet-realistische voorwaarden is de kans klein dat je je er op kunt beroepen mocht er een conflict zijn.

Check bij je verzekeraar hoe de aansprakelijkheid is geregeld voor jouw branche en specifiek jouw bedrijf.

2) Zorg dat je klant op de hoogte is

Een klant kan bij een conflict de voorwaarden ongeldig laten verklaren als hij ze niet van te voren heeft ontvangen. Geef de klant daarom de voorwaarden direct bij het aanbod, het liefst persoonlijk. Mocht je het aanbod digitaal doen, stuur de voorwaarden dan ook gelijk mee. Om zeker te zijn dat hij ze heeft ontvangen, kun je de voorwaarden via de post nasturen.

3) Vermeld dat je algemene voorwaarden hanteert

Vermeld altijd dat er voorwaarden gelden, het liefste nog voor het sluiten van een overeenkomst. Je kunt bijvoorbeeld een standaardvermelding op je offertepapier zetten. Zo is het altijd duidelijk dat er voorwaarden gelden.

Extra tip: laat ze toetsen!

Het is mogelijk om de branchevoorwaarden over te nemen voor je bedrijf, deze zijn al juridisch getoetst en dus veilig om te gebruiken. Kies je er voor om toch je eigen voorwaarden op te stellen, laat deze dan juridisch toetsen. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.