Tips van ondernemers

Weg met de wanbetaler, maak heldere afspraken

Stel: jij hebt goederen geleverd aan een klant of uren voor hem gewerkt en de klant weigert vervolgens om je factuur te betalen. Ondernemer Marjolein van der Linden maakte zo’n wanbetaler mee. ‘Dat ging over geld, waar toch heel veel zakelijke conflicten over gaan. En dat heeft mij ongelooflijk veel geld gekost.’ Marjolein leerde ervan. Want gelukkig zijn er allerlei manieren om het risico op wanbetaling te verkleinen.

Zorg voor een goede boekhouding
Als ondernemer krijg je liever niet te maken met een wanbetaler. Je wil ervoor zorgen dat je klanten tijdig aan hun betalingsverplichting voldoen. Het is dus belangrijk om inzicht te hebben in welke facturen openstaan en wanneer deze betaald moeten zijn. Hiervoor gebruik je boekhoudsoftware. Deze houdt automatisch bij wanneer welke factuur betaald moet zijn. Ook geeft het aan wanneer er een betalingsherinnering verstuurd moet worden.

Maak heldere afspraken over de betalingstermijn
De wet schrijft voor dat een factuur binnen 30 dagen moet worden betaald. Zelf kun je ervoor kiezen een kortere of langere termijn te hanteren. Het is belangrijk om dit soort juridische afspraken vooraf met je klant af te stemmen. Daar kwam Marjolein ook achter: ‘Iemand met wie ik in zee ga, krijgt nu direct mijn algemene voorwaarden’.

De 1e stappen bij een openstaande factuur
Is er niet binnen de gestelde termijn betaald? Stuur dan eerst een vriendelijke mail om je klant aan de factuur te herinneren. Heeft dit geen effect, dan is nabellen de volgende stap om de klant nog eens op het openstaande bedrag te wijzen. In veel gevallen wordt de betaling dan op korte termijn voldaan. Is dit niet het geval, stuur dan nog een email. Hierin kondig je de vervolgstappen aan. Ook vermeld je bijvoorbeeld dat je extra kosten moet gaan rekenen voor het incassotraject dat in gang wordt gezet.

“Hoe aardig ik iemand ook vind, zaken zijn zaken.
Dus als iemand niet betaalt, dan ga ik hem toch aanmanen

Schakel daarna een incassobureau of gerechtsdeurwaarder in
Zij nemen het contact met de wanbetaler over. Ook kunnen zij juridische stappen voorbereiden om de klant te dwingen te betalen. Een gerechtsdeurwaarder heeft meer mogelijkheden dan een incassobureau. Deze beroepsgroep mag bijvoorbeeld beslag leggen op bezittingen of inkomsten van je klant. Maar let op: als de klant echt niet aan zijn betalingsverplichting kan voldoen, zijn de kosten van de deurwaarder wel voor jou. Een incassobureau mag geen beslag leggen. Deze werkt echter wel vaak op no-cure-no-pay-basis.

Een rechtsbijstandsverzekering dekt hoge kosten
Als jouw klant om welke reden dan ook alsnog weigert te betalen, kun je naar de rechter stappen om betaling af te dwingen. Dit is alleen wel behoorlijk kostbaar. Voor deze kosten kun je een rechtsbijstandverzekering afsluiten. Je kunt je verzekeraar dan ook bellen voor juridisch advies.

Nog 3 extra tips om het risico op wanbetaling te verkleinen:

  • Gebruik je gezonde verstand: Doe vooronderzoek naar klanten voordat je veel uren aan hen besteedt. Of kostbare leveringen doet. Je kunt hiervoor ook een krediet-beoordelaar inschakelen. Deze controleert de betrouwbaarheid van een grote klant.
  • Vraag om vooruitbetaling: Vooral als je flink moet investeren voordat je voor een opdrachtgever aan de slag gaat. Liever niet? Maak dan in ieder geval deelfacturen. Wacht niet tot een groot project helemaal is afgerond.
  • Overweeg factoring: Een factormaatschappij ‘koopt’ jouw facturen en neemt het risico op wanbetaling over. Jij krijgt je facturen al binnen 24 uur betaald. Daarvoor betaal je een vast bedrag of een percentage per factuur. Het is meestal niet de goedkoopste vorm van financiering. Bekijk dus goed of dit de beste keuze is voor jouw bedrijf

Bepaal hoe jij omgaat met een wanbetaler
Er zijn dus allerlei manieren om de kans op wanbetalingen te verkleinen. En overkomt het je toch? Ook dan zijn er juridische stappen die tot een oplossing kunnen leiden. Maak voor jezelf een beleid hoe jij hier als ondernemer mee omgaat. En heb je juridische vragen? Bijvoorbeeld over het inzetten van een incassobureau?

Vind jouw juridische dienst bij LegalGuard