5 tips om je administratie op te zetten

Zodra je voor jezelf begint, moet je een administratie gaan bijhouden. Je bent namelijk zelf verantwoordelijk voor het aangeven van je inkomsten, uitgaven en het betalen van de belasting. De administratie is de onderbouwing daarvoor. De Belastingdienst moet de gegevens die jij aan hen doorgeeft, kunnen controleren. Zorg er daarom voor dat je vanaf het eerste moment een goede administratie opzet. 

1. Zoek een goede voorbeeldfactuur

Een factuur moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen. Zo moeten jouw naam en adres en dat van de klant erop staan en moet de factuur gedateerd zijn. Ook moet de factuur een uniek nummer hebben en moet je je btw-nummer vermelden. Jouw product of dienst moet goed omschreven staan in de factuur. En er moet natuurlijk een bedrag op staan, met een aparte vermelding voor de btw die je daarover rekent. Ingewikkeld? Welnee. Het wiel is allang uitgevonden. Op internet vind je diverse goede voorbeeldfacturen, ook voor jouw branche of product. Bijvoorbeeld hier of hier. Kies een voorbeeld dat je aanspreekt en vul elke keer de specificaties in. Zo voldoen je facturen aan de wettelijke eisen en zien ze er netjes, en allemaal hetzelfde, uit.

2. Zorg voor overzicht

 Je moet weten hoeveel geld er binnenkomt, uitgaat en welke klanten je wanneer moeten betalen. Maak daar meteen een mooi overzicht van. Misschien al voordat je officieel met je bedrijf begint. Eventuele investeringen in je bedrijf kun je later aftrekken. Om dat overzicht te maken, kun je prima werken met een programma als Excel. Hierin kun je bijvoorbeeld een lijst maken van je facturen, met nummer, bedrag, verzenddatum en de datum waarop hij is betaald. Zodra je meer transacties moet verwerken, is een speciaal boekhoudprogramma handig. Hiermee kun je facturen opmaken en ingekomen rekeningen opslaan. Vaak kun je ook een koppeling maken met internetbankieren, zodat mutaties automatisch worden verwerkt.

Je hebt offline en online boekhoudsoftware. Het voordeel van online is dat je er vanaf elke computer bij kunt en dat je administratie veilig in de cloud is opgeslagen. Hier moet je meestal wel een abonnement voor afsluiten.

3. Sla je administratie op in de cloud

Het netjes bewaren van je boekhouding is essentieel. Je moet je administratie minimaal 7 jaar bewaren. Gelukkig mag dit sinds 2009 ook digitaal. Je hoeft dus geen meters aan archiefkasten neer te zetten. Stuur je facturen liefst per
e-mail en vraag ook je leveranciers hun rekeningen elektronisch te sturen. Scan alles wat op papier binnenkomt meteen in. Zo kun je het makkelijk in de cloud opslaan (met bijvoorbeeld Google Docs, Dropbox of, als je met Apple werkt, iCloud Drive). Als je meer ruimte en beveiliging wilt, zijn er ook betaalde cloud-opslagdiensten. Het voordeel is dat je administratie je geen ruimte kost en niet kan beschadigen door brand, water of vandalisme. Ook gaat deze niet verloren als jouw computer crasht. En je kunt de administratie altijd en overal inzien.

4. Zet royaal belastinggeld opzij

Zodra je geld binnenkrijgt als ondernemer, moet je een deel hiervan opzij zetten om als belasting te betalen. Niets is vervelender dan een aanslag te krijgen en de reserves niet te hebben. Zoek dus goed uit met welke tarieven je te maken hebt. En zet van elke betaling die je binnenkrijgt, dit percentage opzij. Tarieven vind je op de website van de Belastingdienst. Eventueel kun je een accountant of een administratiekantoor hierbij om hulp vragen. In sommige boekhoudprogramma’s wordt ook bijgehouden hoeveel belasting je moet betalen. Neem liever het zekere voor het onzekere en zet wat extra’s opzij. Zodra je een aantal belastingaanslagen hebt gehad, weet je beter wat je kunt verwachten en kun je je netto-inkomsten beter inschatten.

5. Durf hulp te vragen bij het opzetten

Er zijn heel veel fiscale regelingen en ze veranderen ook nog eens regelmatig. Als je geen deskundige bent, ken je waarschijnlijk niet alle belastingvoordelen die er voor jouw bedrijf bestaan. Dat is geen schande. Klop gerust aan bij een administratiekantoor of accountant. Je kunt je hele boekhouding overdragen, maar het is voordeliger om dit grotendeels zelf te doen (met een boekhoudprogramma is dat helemaal niet zo ingewikkeld) en de expert alleen in te schakelen voor controle en fiscaal en strategisch advies. Hij kent de cijfers van verschillende bedrijven, is misschien wel gespecialiseerd in jouw branche, en kan je aan de hand van jouw boekhouding verder helpen om te groeien en meer winst te maken. Ga eens het gesprek aan met administratiekantoren of accountants bij jou in de buurt en kijk wat ze voor je kunnen doen.