6 Tips om je algemene voorwaarden helder te maken voor je klant

Waar een overeenkomst betrekking heeft op de commerciële kern van een deal, regelen de algemene voorwaarden de overige zaken. Nadat je ze hebt opgesteld, wil je als ondernemer zeker weten dat je klanten zich eraan zullen houden. Met deze 6 tips krijg je dat voor elkaar.

1 – Hou je algemene voorwaarden ook echt algemeen

Jouw algemene voorwaarden bestaan uit een aantal bepalingen die bedoeld zijn om op meerdere overeenkomsten van toepassing te zijn. Het is dan ook de bedoeling dat je deze bepalingen vaker gebruikt. Zie het als een soort paraplu van algemene bepalingen die jouw nog te sluiten overeenkomsten droog moet houden. Net als bij het sluiten van een overeenkomst moet de klant je algemene voorwaarden aanvaarden. Dit betekent dat hij hiermee akkoord moet gaan.

2 – Laat je klant akkoord gaan met de toepassing van jouw algemene voorwaarden op jullie overeenkomst

De klant hoeft niet akkoord te gaan met de inhoud van jouw algemene voorwaarden, hij hoeft deze zelfs niet te kennen. Belangrijk is hier alleen dat hij akkoord gaat met de toepassing van de algemene voorwaarden op jullie overeenkomst. Neem dus altijd het volgende op in jouw overeenkomsten en offertes:

Op al onze overeenkomsten zijn de algemene voorwaarden van (Ondernemer) van toepassing.

Gebruik jij in al je communicatie met een klant, voor het sluiten van de overeenkomst, de hierboven genoemde zin op (inclusief een hyperlink naar je algemene voorwaarden)? Dan kan deze al gebonden zijn aan je algemene voorwaarden zonder dat hij hier iets voor heeft hoeven doen. Hij aanvaardt dan al door simpelweg niet te protesteren.

3 – Zorg dat de klant een redelijke kans krijgt om op de hoogte te zijn van de inhoud van jouw algemene voorwaarden

Omdat het voor de toepassing van jouw algemene voorwaarden niet nodig is dat de klant de inhoud hiervan kent, heeft de wetgever een informatieplicht in het leven geroepen. Dit betekent dat je de klant een redelijke kans moet hebben gegeven om op de hoogte te zijn van de inhoud van de algemene voorwaarden. De hoofdregel is dat je hieraan voldaan hebt zodra je vóór of bij het sluiten van de overeenkomst de algemene voorwaarden hebt overhandigd. Jouw algemene voorwaarden zijn dus als de fles champagne wanneer je samen iets officieel overeenkomt: hij ontbreekt nooit!

4 – Geen tijd om ze te overhandigen? Maak het dan ergens anders beschikbaar.

Soms is er geen tijd of mogelijkheid voor het overhandigen van je algemene voorwaarden of een lekker flesje champagne. Denk aan de massaal gesloten overeenkomsten tussen de NS en treinreizigers, of een online aankoop via een webwinkel. Voor die situaties zijn er enkele uitzonderingen op de hoofdregel.

  • Geen tijd of mogelijkheid voor overhandiging? – Dan moet je vóór het sluiten van de overeenkomst hebben gemeld aan de klant dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat hij deze ergens anders kan inzien. Bijvoorbeeld bij de Kamer van Koophandel. Daarnaast moet je als ondernemer, als de klant erom vraagt de algemene voorwaarden naar hem sturen. Dit is op jouw kosten.
  • Online webwinkel aankoop? – Dan moet je de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst elektronisch beschikbaar stellen. Besef wel dat dit alleen kan wanneer de overeenkomst zelf ook elektronisch tot stand komt. Of als de klant hier uitdrukkelijk mee akkoord gaat. Wil je bij offline overeenkomsten toch online je algemene voorwaarden beschikbaar stellen, dan moet je de volgende tekst opnemen in jouw overeenkomsten en offertes:

‘U stemt in met verwijzing naar de algemene voorwaarden op onze website via de volgende hyperlink: [……].’ 

Extra tips voor het online beschikbaar stellen van je algemene voorwaarden:

  • Gebruik een duidelijk herkenbare hyperlink (klik hier voor onze algemene voorwaarden);
  • Zorg ervoor dat de klant de voorwaarden kan printen, opslaan en ook later nog kan inzien;
  • Let op: alleen een pop-up screen is niet voldoende.

5 – Dienst in plaats van product? Volg dan deze regels.

Verricht of lever je met jouw bedrijf een dienst? Dan gelden er voor jou aparte regels.

  • Schriftelijke overeenkomst

Sluit je een schriftelijke overeenkomst, dan moet je de algemene voorwaarden vóór het sluiten ervan hebben overhandigd.

  • Mondelinge overeenkomst

Sluit je niet een schriftelijke overeenkomst, zoals een mondelinge afspraak met een klusjesman? Dan moeten de algemene voorwaarden uiterlijk vóór het verrichten van de dienst zijn overhandigd.

De dienstverlener mag zelf bepalen of hij de algemene voorwaarden:

– op eigen initiatief overhandigt;

– makkelijk beschikbaar stelt op de plaats waar de dienst wordt verricht of overeenkomst wordt gesloten;

– makkelijk elektronisch beschikbaar stelt op een door de dienstverlener meegedeeld adres;

– opneemt in alle door de dienstverlener, aan de klant verstrekte documenten.

6 – Regel het goed, voorkom discussie

Tenslotte: of jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn op een overeenkomst, is erg belangrijk. Ontstaat hier een discussie over, dan zal jij als ondernemer moeten bewijzen dat je hebt voldaan aan je informatieplicht. Het is dus erg belangrijk dat je hier een goede invulling aan hebt gegeven. Voldoe je hier namelijk niet aan, dan loop je het risico dat jouw algemene voorwaarden, in tegenstelling tot de overeenkomst zelf, niet gelden.

Wil je zeker zijn van je zaak, stuur ze dan gewoon mee of biedt ze tijdens het bestelproces op zo’n manier aan dat de klant er niet omheen kan. Op die manier heb je je zaken altijd goed geregeld.