Eigen bedrijf: voor het eerst personeel aannemen. Waar moet je aan denken?

Als zzp’er zit je vol energie en dromen, maar er zijn ook onzekerheden. Marc Bijwaard is zzp-deskundige bij Centraal Beheer. Hij blogt over typische keuzemomenten die als zelfstandige zonder personeel op je pad kunnen komen. En hij geeft je tips om keuzes te helpen maken.

Voor beginnende zzp’ers telt maar één ding: opdrachten binnenslepen. Je moet toch rondkomen van het inkomen dat je als zelfstandige verdient. Wanneer je in je eigen bedrijf eenmaal een vaste klantenkring hebt en de opdrachten bij wijze van spreken tegen de plinten klotsen, sta je voor een andere uitdaging. Wat als je het niet meer alleen aan kunt? Ga je ‘nee’ zeggen tegen mooie kansen? Neem je personeel aan of besteed je het werk uit? Als zzp’er koos je juist voor een bestaan zónder personeel. Je hoeft dan namelijk met niemand rekening te houden. En dat moet je wel als je mensen aanneemt.

Vast of flexibel personeel aannemen?

Hoe ziet de nabije toekomst er voor je eigen bedrijf uit: blijf je genoeg werk houden of is dat nog onzeker? Heb je een goede naam opgebouwd, of doe je iets unieks? Wanneer jouw omzet jaar na jaar flink toeneemt en je agenda maanden van tevoren blijft volstromen, dan mag je ervan uitgaan dat je voldoende werk blijft houden. In dat geval is een medewerker in vaste dienst een goede optie. Wil je dat liever niet, neem dan iemand in flexibele dienst. Als het dan iets minder gaat, zit je in principe nergens aan vast.

Flexibele krachten: zorg voor een goed contract

Leg in elk geval de afspraken met je nieuwe medewerker vast in een helder contract. Voor flexibele krachten zijn de volgende opties:

–     Een min/max-contract: je hebt iemand voor je werken op oproepbasis. Daarbij spreek je minimale en maximale uren af. De minimale uren betaal je altijd uit. Ook als je medewerker niet werkt, bijvoorbeeld als er geen werk is.

–     Een oproepcontract met voorovereenkomst: je medewerker bepaalt zelf of hij gaat werken. Werkt hij bij een oproep, dan is er een tijdelijke arbeidsovereenkomst en krijgt hij loon voor de gewerkte uren. Let hierbij wel goed op de regels over de ketenbepaling: na 3 opeenvolgende contracten heeft jouw medewerker recht op een vast dienstverband.

–     Het nul-urencontract: de medewerker werkt alleen als jij hem oproept. Je betaalt hem dan ook alleen voor de uren die hij werkt, dit moet wel minimaal 3 uur zijn. Na 6 maanden heeft je medewerker recht op dezelfde hoeveelheid werk als in de maanden daarvoor. Je betaalt hem in dat geval gewoon door, ook als je hem niet oproept. Dat geldt alleen als de werknemer zelf aangeeft dat hij wil werken. Hij is dan ook verplicht te komen als je hem oproept. In een cao kun je eventueel andere afspraken maken.

Als je slechts sporadisch een grote opdracht hebt, dan kun je beter een freelancer inhuren. Tot slot kun je extra werkkrachten ook aantrekken of inhuren via een uitzend- of payrollingbureau. Detacheren is wel kostbaarder, maar het detacheringsbureau is dan de werkgever. Jij bent dan niet verantwoordelijk voor werkgeverslasten en sociale premies. Let wel goed op de nieuwe regels die in 2016 zijn ingegaan tussen opdrachtgever en zzp’er.

Iemand in dienst nemen? Let op deze zaken.

Neem je iemand in dienst, vast of tijdelijk? Let dan goed op de volgende punten:

     Identiteit opslaan. Sla de identiteit van je nieuwe werknemer op. Maak een kopie van het identiteitsbewijs en bewaar dit tot 5 jaar nadat het contract is beëindigd.

–     Denk aan de Belastingdienst. Vergeet je niet aan te melden bij de Belastingdienst. Zorg dat je geregistreerd staat als werkgever. Dan ontvang je formulieren om de loonheffingen te kunnen regelen.

–     Sluit een arbeidscontract af. Hierin moeten onder andere de werktijden, het loon, de pensioenregeling en de eventuele cao staan. Op internet vind je voorbeelden van arbeidsovereenkomsten of laat er één opstellen door een arbeidsjurist.

–     Het minimumloon en vakantiebijslag. Betaal jouw medewerker het minimumloon en vakantiebijslag. Dit is wettelijk verplicht, voor zowel vaste als tijdelijke krachten. Op de website van de Belastingdienst vind je alle informatie.

–     Loonadministratie. Zonder goede loonadministratie kun je in de problemen komen wanneer je loonbetalingen of afdrachten aan de fiscus moet kunnen laten zien. Een loonadministratie kun je laten opzetten en bijhouden door een administratiekantoor.

–     Sociale verzekeringspremies. Let er op dat je sociale verzekeringspremies afdraagt voor jouw medewerker. Met de arbeidongeschiktheidsverzekering kun je er voor kiezen om dit risico zelf op je te nemen.

–     Werkomstandigheden. De werkomstandigheden van je personeel moeten goed zijn. Niet onbelangrijk, maak met behulp van een risicoscan een risico-inventarisatie en -evaluatie. Zorg dat je alle risico’s kent voor jouw medewerkers en weet je wat je moet doen.

Langdurig ziekteverzuim

Wat doe je als je medewerker voor langere tijd ziek wordt? Je moet dan al het werk alleen doen én je bent als werkgever verplicht om 2 jaar lang het loon van je zieke medewerker door te betalen. Je kunt je tegen dit risico verzekeren. Met een verzuimverzekering kun je de kosten beperken. Bij Centraal Beheer doen we zelfs meer dan dat.