‘Hoe kan ik gemakkelijker mijn reiskosten declareren?’

HR-afdelingen worden dagelijks overspoeld met vragen van medewerkers. Hoe kun je daar een helder antwoord op geven? Elke week helpt een deskundige op Even Centraal Werkgevers je met het antwoord op een veel gestelde – of zeldzame – vraag. Deze week de vraag:

Hoe kan ik gemakkelijker mijn reiskosten declareren?

Bert Jan Huegen is Business Development Manager bij Workaway Achmea. Reiskosten, leaseautoregelingen of mobiliteitsbudget? Bert Jan weet het antwoord: ‘Veel declaratiesystemen zijn

omslachtig en bezorgen extra werk. Je medewerker maakt een ritje en hij vult een formulier in. Met een beetje geluk is dat wel al digitaal. Er moet nog een parkeerbonnetje bij en vervolgens scannen of in de meeste gevallen ouderwets nieten. Dan moet je medewerker nog uitrekenen hoeveel kilometers hij heeft gereden. En hij moet goedkeuring krijgen van zijn leidinggevende voor het naar de salarisadministratie gaat. Dat zijn heel veel handelingen. Maar daarnaast heb je ook nog de verschillende soorten vergoedingen. Er zitten allerlei haken en ogen aan. Dat maakt het best complex, maar het kan dus veel slimmer!’ 

Wat kan ik doen om het vele werk en de bijbehorende ergernissen op te lossen?

‘Neem al die administratieve rompslomp weg door te kiezen voor een slimme oplossing. Kies een adequaat systeem. Neem bijvoorbeeld salderen. Dat vraagt veel rekenwerk. Veel bedrijven zien hier vanaf omdat boekhoudsystemen dit niet standaard uitvoeren. Je moet het handmatig doen als je er geen systeem voor hebt. Met een slimme oplossing houd je geld in je zak, de fiscus profiteert niet meer én je voorkomt het onnodig verbruik van de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR).’

Hoe werkt dat en wat zijn de voordelen?

‘Met Reisbalans van Workaway heb je een full service pakket voor zakelijke reizen met een mobiele app. Die bevat een zelflerende GPS rittenregistratie. Daarnaast is het een slimme beheeromgeving die inzicht geeft in het gebruik, de kosten en zelfs je CO2 uitstoot. Het maakt alles veel makkelijker voor jou als werkgever. En het is echt veel gemakkelijker voor de medewerker. Een telefoon heb je tenslotte altijd bij je ongeachte hoe je reist. Met de app kun je ook bonnetjes fotograferen en direct in het systeem invoeren. Er komt een einde aan kilometerdiscussies en verloren bonnetjes in de was.’

Wat levert het op?

‘Jouw mensen kunnen weer tijd besteden aan waar ze goed in zijn: hun werk. Niet geheel onbelangrijk; het aantal fouten en vergissingen bij het declareren van reiskosten gaat omlaag. In veel bedrijven is het foutpercentage soms zo hoog als twintig procent! Het gaat bijvoorbeeld om te gunstig afgeronde kilometers of om kilometers die als zakelijk worden gedeclareerd, maar deels woon-werkverkeer zijn. Neem daarbij het financieel voordeel van salderen. Afhankelijk van het totale aantal medewerkers kun jij daarmee soms wel duizenden euro’s en meer besparen. Voor een medewerker kan het belastingvoordeel oplopen tot wel tweehonderd euro. Maar nog veel belangrijker: je neemt de bron van ongenoegen en zorg voor je medewerkers, jezelf en jouw organisatie weg. De administratieve rompslomp, de hoge kosten, de snel veranderende regelgeving en het gebrek aan overzicht rondom reiskostendeclaraties worden weggenomen.’

Meer weten? Workaway heeft een whitepaper beschikbaar met adviezen en tips voor de efficiënte afhandeling van reiskostendeclaraties.