‘Ik wil graag op flexibele plekken werken. Hoe kan ik dat regelen?’

HR-afdelingen worden dagelijks overspoeld met vragen van medewerkers. Hoe kun je daar een helder antwoord op geven? Elke week helpt een deskundige op Even Centraal Werkgevers je met het antwoord op een veel gestelde of juist zeldzame vraag. Deze week de vraag:

‘Kan ik flexibel werken?’

Martijn de Wildt (42), Edwin Brink (47) en Birgit Vandermeulen (47) zijn werkzaam als (interim) adviseur/trainer voor HR trainings- en adviesbureau Qidos. Samen met opdrachtgevers werken ze maatwerkprogramma’s uit rond de thema’s persoonlijke effectiviteit, leiderschap, duurzame inzetbaarheid en flexibel werken. Ze beantwoorden samen de vraag over flexibele werkplekken.

Wat komt er kijken bij het regelen van een flexplek?

‘Bij flexibel werken kijken we naar de inrichting van 3 soorten werkomgevingen. De eerste is de fysieke werkomgeving, zoals het kantoor, de werkplekken en de ontmoetingsplekken. De tweede is de ICT-omgeving. Denk aan digitaal en mobiel werken. Tot slot is er nog de mentale werkomgeving. Dat gaat over samenwerken en leidinggeven.

Flexibel werken vraagt flexibele werkplekken en een doordacht kantoorconcept met specifieke faciliteiten. En het vraagt een andere manier van samenwerken en leidinggeven. Samenwerken vanuit vertrouwen, verantwoordelijkheid, resultaatgerichtheid, vrijheid en autonomie. Leidinggeven vanuit participatie, kaders en richting en sturen op resultaat.’

Waarom zou ik een flexplek faciliteren? Wat is het voordeel daarvan?

Flexibele werkplekken geven medewerkers de mogelijkheid om zelf invloed uit te oefenen op waar er wordt samengewerkt, met wie en ook hoe. Het draagt bij aan de autonomie van elke individuele medewerker. Elke dag opnieuw kan worden gekozen voor de werkplek die op die dag het beste past bij dat wat er gedaan moet worden. Veel meetings? Zoek dan geen vast bureau; een collega die de hele dag geconcentreerd moet werken is daar op dat moment blijer mee dan ‘een jas die een stoel bezet houdt’. Zo gaan mensen hun werk bewuster vormgeven en plannen en worden ze gefaciliteerd in meer en beter samenwerken.’

En het nadeel van flexplekken?

Om flexibel werken te laten slagen, is het belangrijk om vanaf het begin duidelijk vast te stellen aan welke organisatiedoelstellingen het moet bijdragen. Het is een middel en geen doel op zich.

Daarnaast is het essentieel om je te realiseren dat er ook functies zijn die een specifieke werkplek nodig hebben. Bijvoorbeeld iemand die werkt met meerdere beeldschermen, tekentafels of planborden. Breng “speciale” functies in kaart en kijk wat voor deze functies qua werkomgeving nodig is. Zo kan iedereen zijn werk goed doen binnen het nieuwe werkconcept.’

Wat zijn de aandachtspunten?

‘Het gewenste resultaatbereik je door elkaar actief op te zoeken. Dat is nieuw, spannend en kan ook weerstand oproepen. Vaak houden mensen liever vast aan het oude en vertrouwde, ook als dat eigenlijk minder prettig werken is.
Communicatie en interactie met collega’s is essentieel. Besteed aandacht aan de kansen, én aan de zorgen. Bespreek ook de weerstand. En zorg dat uw medewerkers al eens flexibel hebben gewerkt, voordat de daadwerkelijke overgang plaatsvindt. Dat maakt een eerste stap overbrugbaar en minder spannend.

Daarnaast vraagt flexibel werken ook om gedragsverandering bij iedere individuele medewerker. Zorg voor duidelijke werkafspraken en gedragsregels op grote lijnen. Vraag mensen wat zij aan het nieuwe werkconcept gaan bijdragen. En blijf elkaar uitnodigen om elke dag opnieuw te kijken welke werkplek voor die dag passend is. Mensen gaan verrast worden door wat werken aan een ander bureau hen geeft. Binnen de muren die ze denken zo goed te kennen, krijgen ze ineens allerlei nieuwe positieve impulsen en leuke ontmoetingen met andere collega’s!’