‘Leuk, die leaseauto, maar mag ik ook een keer met de trein?’

HR-afdelingen worden dagelijks overspoeld met vragen van medewerkers. Hoe kun je daar een helder antwoord op geven? Elke week helpt een deskundige op Even Centraal Werkgevers je met het antwoord op een veel gestelde – of zeldzame – vraag. Deze week de vraag:

Mag ik naast mijn leaseauto ook af en toe de trein gebruiken?

Bert Jan Huegen is Business Development Manager bij Workaway Achmea. Hij weet alles van reiskosten, leaseautoregelingen en mobiliteitsbudget. Hij stelt: ‘Het is maar net hoe het in jouw organisatie is geregeld. Laat je werknemers zelf de keus maken en faciliteer jij ze hierin? Of geldt een starre reiskostenregeling die het zogenaamde multimodaal reizen onmogelijk maakt?’

Multimodaal reizen?

‘Multimodaal reizen is dat je per reis afweegt wat praktisch is. Stel je moet naar het LUMC ziekenhuis in Leiden. Dat ligt vlak naast het station. Kan je in de trein nog een beetje werken, heel comfortabel. Het is handig om af en toe te kunnen switchen tussen leaseauto en openbaar vervoer. In de praktijk komt dit maar moeizaam op gang bij bedrijven. Heeft de werknemer een leaseauto, dan wordt hij geacht alles met die auto te doen. Organisaties  vinden het moeilijk om “door regelingen heen te gaan”. Dat is wel een dingetje. Privé maak je die afweging namelijk wel. Als je naar de Efteling gaat, pak je waarschijnlijk de auto. Ga je naar de Jaarbeurs in Utrecht, dan pakken heel veel mensen de trein. Voor het werk is deze afweging lastiger te maken. Simpelweg omdat het niet wordt gefaciliteerd.’

Hoe zou het dan wel moeten?

‘Kijk eens goed naar de regelingen in jouw bedrijf, zijn ze nog wel van deze tijd? Passen de regelingen nog steeds bij je huidige medewerkers? Je geeft woon-werkreiskostenvergoeding op basis van vijf dagen en voor een vaste standplaats. Maar misschien is de medewerker maar van de vijf dagen drie op kantoor door het nieuwe werken. De overige twee dagen is hij op een andere locatie. Wat doe je dan? Past zo’n starre reiskostenregeling nog wel bij moderne medewerkers? Dat is een vraag die voor veel HR-managers geldt, denk ik.’

Is multimodaal reizen niet veel duurder?

‘Nee. sterker nog, het levert juist kostenbesparing op!’

Klinkt goed. Heb je nog meer tips?

‘Door slim OV in te kopen kun je tot wel vijfentwintig procent besparen. De ov-markt is geliberaliseerd, waardoor je nu veel meer aanbieders hebt. NS biedt zakelijke abonnementen, maar er zijn ook andere aanbieders met weer andere abonnementsvormen. Door te kijken naar het reisgedrag van jouw medewerkers kun je zien wat de beste abonnementsvorm is. Dan kom je met uitkomsten waarmee je echt bespaart op reiskosten. Een ander voorbeeld: bedrijven hebben niet altijd in de gaten waar en hoe je btw kunt verrekenen. Krab jezelf maar eens achter je oren als je abonnementen op declaratiebasis vergoedt. Dat wil zeggen: de medewerker koopt zelf een abonnement en declareert de gemaakte kosten. Als je als bedrijf een abonnement verstrekt, heb je sowieso een belastingvoordeel van zes procent. Je kunt de btw verrekenen. Het is zo zonde, een goede regeling heeft ook financieel positieve consequenties!’

Allemaal goede redenen om multimodaal reizen in te voeren, waarom gebeurt het dan toch zo weinig?

‘Het kost tijd. En het is niet alleen maar een HR-domein. Als het gaat om parkeren, komt de facilitaire afdeling om de hoek kijken. Als het gaat om regelingen, dan vindt de financiële afdeling er ook wel wat van. Er zijn veel verschillende stakeholders in dit spel.’

Wil je alles weten over de wet- en regelgeving rondom mobiliteit? Download kosteloos het nieuwe e-book Wegwijs in Arbeidsvoorwaarden 2016 van Centraal Beheer.

Download het e-book