‘De medewerkers een potje geld, wij minder administratie’

Mobiliteitsbeleid: het lijkt bij veel organisaties eerder gebaseerd op willekeur dan op duidelijkheid. Waar vaak de riante regelingen van voor de crisisjaren nog gelden voor de oudere medewerkers, moet de nieuwe instroom het doen met een veel soberder pakket. Ook lopen de persoonlijke wensen steeds meer uiteen: de één wil een leaseauto, een ander wil meer vrijheid in zijn werktijden of zelf bepalen hoe hij naar kantoor komt. Hoog tijd voor een nieuw en duidelijker mobiliteitsbeleid voor alle medewerkers. De uitdaging: krijg ze daar maar eens in mee.

Geen organisatie is hetzelfde waar het gaat om mobiliteit. Vreemd is dat niet: de mobiliteitsbehoefte is bij een bedrijf met veel salesmedewerkers groter dan bij een organisatie waar iedereen op kantoor zit of thuis kan werken. Bij bedrijven die zijn gevestigd in ruime kantoorparken of op industrieterreinen zie je vaak dure leasewagens staan, terwijl bij bedrijven in het centrum van de stad de medewerkers al gauw met de fiets of met het ov komen. Leaseauto, fietsplan of ov-kaart: elk bedrijf heeft andere standaard arbeidsvoorwaarden.

mb

Met zoveel verschil in mobiliteitsbehoefte is door de jaren heen ook een veelheid aan mobiliteitsregelingen ontstaan.

Hoe werkt het in de praktijk?

Tijdens de masterclasses over mobiliteit, die Workaway Achmea meerdere keren per jaar organiseert, komen veel vragen naar voren. Bekende organisaties zoals Friesland Campina, Rabobank en Sanoma lopen, zo blijkt tijdens een rondgang, tegen dezelfde problemen aan. Een grote frustratie is vooral de hoeveelheid aan mobiliteitsregelingen die binnen organisaties is opgetuigd. Bijvoorbeeld bij Sanoma, waar Compensation & Benefits manager Trix Bunck voor de uitdaging staat al die regelingen om te vormen tot een standaardoplossing. ‘Nu hebben we tal van regelingen zoals een leaseauto, businesskaart, fietsvergoeding of een standaardvergoeding voor woon-werkverkeer. Daar willen we vanaf. Het hoeft niet eens een besparing op te leveren, maar de administratie die zoveel regelingen mee brengt mag wat ons betreft wel minder.’ En ook bij FrieslandCampina wil men naar een standaardregeling. Hier zijn de kosten wel degelijk een motivatie. Merel van de Pijl, Associate Procurement Buyer: ‘We moeten kritischer kijken naar mobiliteit en nog kritischer naar de inkoop van mobiliteit.’

Hoe krijg je medewerkers mee?

Het besef bij organisaties lijkt doorgedrongen dat er, goedschiks of kwaadschiks, naar één duidelijk en helder mobiliteitsbeleid moet worden gebouwd. Dan komt onvermijdelijk die andere vraag op: hoe krijg je jouw medewerkers hierin mee? Trix Bunck van Sanoma: ‘We willen toe naar een standaardoplossing. Eén mobiliteitsbudget, ofwel een potje geld voor iedereen. Dat betekent dat we oude rechten om moeten zetten. Maar zolang je kunt uitleggen dat het niet om een bezuiniging gaat en we de mensen dus niets willen afpakken maar juist flexibeler willen maken, dan is dat geen probleem.’

Vier tips

Vier tips om je medewerkers mee te krijgen in een nieuw mobiliteitsbeleid:

1 – Weet waar je begint. Zorg ervoor dat je weet welke stakeholders er zijn en wie je al vroeg moet laten aanhaken. In veel organisaties is er naast directie en management ook een sterke ondernemingsraad die opkomt voor de belangen van de medewerkers. Betrek al deze partijen bij het proces en laat hen ook meedenken over oplossingen.

2 – Deel het proces op in fases. Door de omslag naar een nieuwe mobiliteitsregeling gefaseerd aan te pakken, houd je het voor jezelf en je medewerkers overzichtelijk. Per fase kun je beslissen wie je op dat moment bij het proces wilt betrekken.

3 – Wees duidelijk. Zeker bij organisaties die zijn ontstaan na een fusie is sprake van een wildgroei aan regelingen. Pak het momentum van de fusie door duidelijk te maken dat de oude regelingen gaan verdwijnen. Vertel bijvoorbeeld dat leaserijders hun contract mogen uitrijden, maar dat het daarna ook écht is afgelopen.

4 – Maar vooral: maak het aantrekkelijk. Een nieuw mobiliteitsbeleid gaat om meer dan alleen besparen. Het gaat ook om het flexibiliseren van je organisatie. En juist daar hebben jouw medewerkers profijt van. Leg hier de nadruk op en laat zien dat iedereen er beter van wordt.