‘Hoe kunnen we nieuwe collega’s beter begeleiden?’

HR-afdelingen worden dagelijks overspoeld met vragen van medewerkers. Hoe kun je daar een helder antwoord op geven? Elke week helpt een deskundige op Even Centraal Werkgevers je met het antwoord op een veel gestelde – of zeldzame – vraag. Deze week de vraag:

Hoe kunnen we nieuwe collega’s beter begeleiden?

Mark van Assema is zelfstandig HR-projectmanager met een focus op de integratie vast & flex. Hij werkt voor grote bedrijven in de financiële sector. Met zijn ervaring en kennis van onboarding en flexibele arbeid is hij dé persoon om vragen te beantwoorden over hoe je nieuwe mensen, zowel vast als flexibel, zo snel mogelijk productief en effectief kan laten werken.

‘Het is belangrijk dat nieuwe medewerkers zich de eerste periode goed voelen. Dat bepaalt hoe lang iemand ergens blijft. Iedereen zegt altijd wel dat hij het naar zijn zin heeft, maar is dat wel zo? Het blijkt dat twintig tot veertig procent binnen twee jaar weer weg is. De wervingskosten van een gemiddelde medewerker zijn gemiddeld een jaarsalaris. Een business case is dus snel gemaakt. Een goed onboarding-programma, passend bij jouw bedrijf zorgt ervoor dat mensen zich sneller thuis voelen en productief kunnen zijn.’

Hoe zorg ik goed voor mijn nieuwe mensen?

‘Het soort bedrijf en de bedrijfsgrootte tellen natuurlijk mee. In een kleiner bedrijf werkt een collega de nieuwe medewerker in en stelt hem aan iedereen voor. In een groter bedrijf is het vaak anders geregeld. Nog steeds blijft het soms bij die ene introductiedag, waar dan vooral aan ‘zenden’ wordt gedaan. Dat beklijft niet, tachtig procent vergeet men. Zorg dus voor een warm welkom, probeer persoonlijk te blijven waar dat kan en faciliteer nieuwe mensen gedurende 90 of 100 dagen met kennis die ze nodig hebben.

Wat zijn de voorwaarden voor een succesvol onboarding-programma?

‘Allereerst moet het passen bij het bedrijf. Bij de cultuur en bijvoorbeeld in de financiële sector moet er aandacht zijn voor compliancy, de regels en procedures. In een productiebedrijf gaat het weer meer over veiligheidseisen. Je moet een business case kunnen maken die de kosten en baten van het programma laat zien. Houd het niet alleen bij mooie plannen, maar zorg voor een evaluatie en stuur bij. Ook heel belangrijk; besteed aandacht aan de klant van je organisatie. Ik zie nog te vaak dat onboarding inhoudelijk vooral intern is gericht.’

Zijn er nog meer valkuilen, naast het teveel intern gericht zijn?

‘Het gevaar van teveel automatisering. Een intern netwerk is in grote bedrijven onmisbaar. Voor nieuwe medewerkers is dit de eerste kans om kennis te maken en zo’n intern netwerk te creëren. Als je onboarding volledig automatiseert, spreken ze geen collega’s. Je kunt dus opdrachten inbouwen om proactief kennis te gaan maken met collega’s waar in de toekomst mee moet worden samengewerkt.’

Wat levert het me op?

‘Een goed onboarding-programma kan ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers sneller effectief en productief zijn. Men zegt dat nieuwe mensen pas honderd procent productief zijn na 1 jaar. Je kunt dat versnellen. Dit geldt trouwens ook voor onboarding van flexwerkers. Mocht je automatisering inzetten en ontwikkelen, dan is die tooling ook inzetbaar voor je flexibele schil. Dat kost je niet heel veel extra en levert je een heleboel op. Wel zo efficiënt en goed voor je business case.’

Wat kunnen we eigenlijk leren van nieuwe medewerkers?

‘Mensen die nieuw binnenkomen zijn nog blanco en hebben mooie, soms verhelderende inzichten. Als je nieuw binnenkomt mag je nog alles vragen, je hoeft nog niet alles te weten. Je kijkt nog met verbazing naar dingen. Volgens mij zou het goed zijn als bedrijven daar meer mee zouden doen. Die verbazing en naïviteit moet je op een voetstuk plaatsen. Door je nieuwe medewerker te horen, zorg je er bovendien voor dat die verbazing niet omslaat naar passiviteit waardoor mensen alsnog vertrekken. Je schudt mensen wakker en creëert ruimte voor innovatie.’

Je hebt het over automatisering, techniek. Wat zijn volgens jou goede tools?

‘Je kunt gebruik maken van een ‘Learning Management System’, zoals Cornerstone Ondemand of Succesfactors, waarin je allerlei opleidingen kunt aanbieden. Maar er zijn tegenwoordig ook specialistische apps op de markt, zoals Appical en HR Onboard. Nieuwe medewerkers worden door zo’n app helemaal meegenomen. Dat loopt uiteen van een virtuele rondleiding tot e-learning en gamification. Je kunt er soms een heel 100-dagen stappenplan mee maken voor individuele medewerkers.’