‘Je moet oudere medewerkers helpen door te ontwikkelen’

Bart-Jan van der Schaaf weet dat er om een ‘gemeente’ een saai imago hangt. Hij is personeelsadviseur bij de gemeente Harlingen. Met zijn 25 jaar oud maakt juist zijn jongere en frisse blik zijn baan enorm uitdagend. Het belangrijkste HR-thema bij de gemeente op dit moment? ‘Bij ons werken veel medewerkers al heel lang. We willen ze helpen zich dóór te ontwikkelen.’

Met zijn jonge leeftijd haalt Van der Schaaf (25) de gemiddelde leeftijd binnen de gemeente Harlingen nog iets naar beneden. ‘De gemiddelde leeftijd van onze medewerkers ligt vrij hoog. Mensen werken hier soms al hun hele leven. Dat is mooi, want ze zijn heel loyaal naar hun werkgever. Punt van aandacht is hun bereidheid om zich verder te ontwikkelen. De wereld verandert snel en dat vraagt om andere competenties. En dus ontwikkelkracht van medewerkers. Hierop zal organisatiebreed, maar ook vanuit de medewerker zelf geïnvesteerd moeten worden.’

3 dont’s in HR volgens Bart-Jan:

  1. Het schrijven van veel te lange (en daardoor vaak saaie) beleidsstukken, procedures of dergelijke documenten. Kies in plaats daarvan voor ‘one-page-plannen’ of gebruik ‘corporate storytelling’ om belangrijke zaken over te brengen.
  2. Werken zonder of met verouderde HR-systemen voor medewerkers. Bijvoorbeeld voor het inzien van salarisstroken, het personeelsdossier of verzuim. Maar ook voor het indienen van declaraties, verlof en informatie over arbeidsvoorwaarden. Een online HR-portaal wat in de cloud benaderbaar is, is de oplossing.
  3. Geen keuzevrijheid qua arbeidsvoorwaarden aanbieden. Juist door het faciliteren van een diversiteit aan arbeidsvoorwaarden en een flexibele inzet daarvan ontstaat er een betere aansluiting tussen werk en privé.

Strategisch opleidingsplan

De veranderende wereld vraagt volgens Van der Schaaf om een wendbare, flexibele ambtenaar. Daarom is Van der Schaaf samen met z’n collega bezig met het ontwikkelen van een strategisch opleidingsplan. ‘Door dit aan te bieden faciliteren we de ontwikkeling. Er ontstaat zo een gemeenschappelijk vertrekpunt. Dat is voor sommigen lastig en spannend, al die veranderingen. En daarbij de vraag: ben ik wel competent genoeg? Via het strategisch opleidingsplan willen we de medewerkers helpen.’

Storytelling om te verbinden

Hoe doe je dat? ‘Wij maken bij ons plan gebruik van storytelling. Storytelling is de manier waarop mensen communiceren. Verhalen zijn daarom een krachtig en effectief middel om mensen te verbinden. Iedere organisatie heeft een verhaal. Ook Harlingen. Het is een klein stadje aan de Waddenzee, heeft de grootste dichtheid van monumenten en is een heel hechte en levendige gemeenschap. Medewerkers van gemeente Harlingen zijn trots om daarvoor te morgen werken. Dit soort elementen hebben we gebruikt in ons verhaal. Wij zijn trots op onze medewerkers en willen hen helpen zich verder te ontwikkelen’.

Door een strategisch opleidingsplan aan te bieden faciliteren wij ontwikkeling

Het strategisch opleidingsplan bestaat uit 3 pijlers. ‘Het idee is om via de pijler Verbinding elkaar en elkaars functie en werkzaamheden beter te leren kennen. Via de pijler Innovatie willen we medewerkers kennis laten maken met ontwikkelingen en korte inspiratie- en motivatiesessies organiseren’. De laatste pijler is Kennis. ‘We willen graag dat medewerkers met hun leidinggevende in gesprek gaan. Welke ontwikkelingen hebben betrekking op de functie of persoon? Waar liggen de interesses? Welke studiefaciliteiten sluiten hier op aan? Het doel van de laatste pijler is het gaan volgen van een opleiding, dat medewerkers bezig zijn met hun eigen innovatie’.

Individueel keuzebudget uitleggen? Gebruik een Arbeidsvoorwaarden portaal!

Een andere uitdaging voor het team P&O, waar Van der Schaaf deel van uitmaakt, is dat de gemeente Harlingen in totaal 140 medewerkers over 7 locaties heeft verdeeld. De lijnen zijn daardoor langer. Daardoor is de informatievoorziening niet voor iedereen makkelijk te bereiken. ‘De afdeling P&O is daardoor voor sommigen ook lastiger te bereiken. Toen we het individueel keuzebudget invoerden, waren er veel vragen. Het IKB is een nieuwe manier om de extra uitkeringen in te zetten. Dat gaat over mensen hun financiën en dat is even wennen. Ambtenaren en wellicht gewoon de mens houden in de basis toch gewoon van zekerheid. Dus merk je een bepaalde terughoudendheid bij verandering.’

Een arbeidsvoorwaardenportaal helpt ons om informatie te clusteren

Het team van Van der Schaaf heeft er daarom voor gekozen om medewerkers te informeren over het IKB met een arbeidsvoorwaardenportaal. Daarop staat alle informatie die medewerkers nodig hebben. ‘Er is namelijk best veel informatie te vinden. Maar wel op verschillende locaties op het intranet. We wilden dat clusteren, zodat medewerkers op één plek alle informatie kunnen vinden. Daar zorgt het portaal voor.’