Zo voer je een persoonlijk mobiliteitsbudget in

Mobiliteitskosten terugdringen? Mobiliteitsexpert Bert Jan Huegen legt in acht stappen uit hoe je een effectief mobiliteitsbudget invoert.

Stap 1 Weet wat er speelt

Breng de feiten in kaart. Welke regelingen zijn er nu voor ov-kaarten, parkeren en leaseauto’s? Welke medewerkers maken daar gebruik van en wat zijn de kosten? Welke afdelingen en mensen zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het mobiliteitsbeleid?

Stap 2 Weet wat je wilt

Stippel vervolgens een nieuw beleid uit, met je gewenste doelstellingen voor ogen. Gaat het om kostenreductie of duurzaamheid, of wil je beter inspelen op reiswensen van medewerkers? Voer een eenduidig beleid in, zonder tegenstrijdige regelingen. Zorg dat maatregelen niet alleen zijn gericht op kostenbeheersing, maar ook op keuzevrijheid.

Stap 3 Betrek de juiste mensen

Draagvlak is essentieel. Betrek in een vroeg stadium de juiste belanghebbenden: in elk geval de directie, fleetmanager, facilitair manager en ondernemingsraad. Overtuig ze met motieven van de urgentie.

Stap 4 Zorg voor realistische budgetten

Met een persoonlijk mobiliteitsbudget krijgt elke medewerker een maandbedrag voor zijn vervoerskosten. Hij kan dat gebruiken om naar eigen inzicht van A naar B te reizen. Houdt hij geld over, dan is dat bedrag voor hem. Is het onvoldoende, dan moet hij bijbetalen. Een gangbare opbouw van het maandbudget:

– het is gebaseerd op de woon-werkafstand;

– het heeft een vergoeding voor zakenkilometers, per medewerker berekend op basis van het verleden.

Zorg dat deze tweede component niet te laag is en kan meegroeien met de behoefte. Zo voorkom je dat mensen niet meer naar klanten gaan omdat hun budget op is. Verder kun je een bedrag voor privégebruik toekennen.

Stap 5 Maak categorieën

Zorg dat medewerkers het budget redelijk vinden. Categoriseer medewerkers naar reisbehoefte. Kantoormedewerkers hebben alleen een vast bedrag nodig voor woon-werkverkeer. Iemand die veel op pad is krijgt meer. Maak de vergoedingen kilometerafhankelijk. Dat wordt als eerlijk ervaren en geeft medewerkers maximale ruimte om het zelf te regelen.

Stap 6 Laat medewerkers kiezen

Geef medewerkers een keuze. Bijvoorbeeld tussen openbaar vervoer, lease- of privéauto en fiets. Overweeg om poolauto’s voor zakelijke ritten aan te bieden. Handig voor fietsers, bus- en treinreizigers en anderen hoeven dan niet per se met de auto naar kantoor te komen als ze later die dag een afspraak buiten de deur hebben. Ook kun je het gebruik van (e-)fietsen stimuleren, bijvoorbeeld met aantrekkelijk inkoopvoordeel. Bied mobiliteitskaarten aan. Daarmee kunnen medewerkers het ov, de brandstof en het parkeren betalen zonder gedoe met bonnetjes.

Stap 7 Start met een pilot

Experimenteer eerst met een pilotgroep met daarin medewerkers uit alle afdelingen. Je kunt dan testen of de budgetten kloppen en kinderziekten oplossen. Als het goed verloopt helpt de pilotgroep collega’s enthousiasmeren voor het mobiliteitsbudget.

Stap 8 Gebruik bestaande informatietechnologie

Voor een effectieve uitvoering, ritregistratie en declaratie bestaan handige apps en online tools, zoals Reisbalans van Workaway. Dit platform biedt een persoonlijke pagina voor deelnemers en een app voor ritregistratie. Hiermee krijgen je medewerkers zelf inzicht in reisgedrag, kosten en besparingen en toegang tot een online declaratiesysteem. De data worden uitgewisseld met jouw managementinformatiesysteem, zodat je inzicht hebt in de kosten en C02-uitstoot en tijdig kan bijsturen.

Wil je alles weten over wet- en regelgeving rondom vervoersmobiliteit? Download kosteloos het nieuwe e-book Wegwijs in Arbeidsvoorwaarden 2016 van Centraal Beheer.

Download Wegwijs in Arbeidsvoorwaarden