‘Ik krijg een Persoonlijk Ontwikkel Plan. Wat staat hier in?’

HR-afdelingen worden dagelijks overspoeld met vragen van medewerkers. Hoe kun je daar een helder antwoord op geven? Elke week helpt een deskundige op Even Centraal Werkgevers je met het antwoord op een veel gestelde – of zeldzame – vraag. Deze week de vraag:

‘Ik krijg een Persoonlijk Ontwikkel Plan, wat staat hier in?’

Astrid Verburg adviseert met haar bedrijf Prisma Advies Groep P&O ondernemers over alle personeelsvraagstukken waar ze mee worstelen. Vragen over strategisch personeelsmanagement en duurzame inzetbaarheid? Astrid geeft het antwoord.

Een POP valt of staat bij duidelijke ontwikkelingsdoelen. Maak daarom samen met je medewerker bij de doelstellingen onderscheid tussen wat hij op de korte termijn (binnen 1 jaar) en op de lange termijn (tussen 1 en 5 jaar) wil bereiken. Vervolgens bedenk je samen acties hoe de medewerker deze doelen zou kunnen bereiken. Geef altijd in een POP aan met welke reden elke activiteit in het plan is opgenomen.’ 

Waar moet ik nog meer op letten bij het opstellen van een POP?

‘Doe geen toezeggingen die je misschien niet waar kunt maken. Stem de concrete stappen die de medewerker wil zetten, altijd af op de behoeften en mogelijkheden van jouw bedrijf, de afdeling in kwestie én met het eventuele bestaande opleidingsplan. Let er op dat als een medewerker een opleiding wil volgen daar wel geld voor beschikbaar is. Wil hij zich in een bepaalde richting ontwikkelen? Check altijd of er binnen de organisatie behoefte aan is. Zorg dat je daar altijd eerlijk over bent!’ 

Wat moet er in ieder geval in een Persoonlijk Ontwikkelings Plan staan?

‘Aangezien in het plan duidelijk moet worden hoe de ontwikkeling van je medewerker er uit gaat zien, moeten de volgende vragen door de medewerker worden beantwoord:

  1. Hoe sta ik er nu voor?
  2. Welke ambitie heb ik?
  3. Hoe ga ik die ambitie verwezenlijken?
  4. Welke stappen moet ik dan concreet zetten?
  5. Hoe blijf ik me ontwikkelen?’

Zijn er valkuilen?

Door de waan van de dag kan een POP na een succesvolle introductie op de achtergrond raken waardoor er niets van terecht komt. Dit werkt demotiverend bij zowel medewerker als werkgever.’

Hoe kan ik voorkomen dat het POP vergeten wordt na invoering?

‘Zorg bij de introductie dat je ook nadenkt over een ontwikkelcyclus, ook wel HR cyclus genoemd. De HR cyclus omvat alle momenten waarop jij en je medewerker met elkaar spreken over doelen en prestaties. Feitelijk begint het al bij het sollicitatiegesprek. Daarna ga je jaarlijks om tafel voor een voortgangs-, functionerings-, evaluatie- of beoordelingsgesprek. Het POP wordt in alle gesprekken meegenomen, ter sprake gebracht en geëvalueerd.’

Hoe voorkom ik dat medewerkers hun interesse verliezen?

‘Een tweede valkuil van een POP zijn de doelstellingen. Vaak blijken deze niet realistisch of onhaalbaar. Je medewerkers verliezen dan hun interesse in een POP en hij belandt uiteindelijk in een bureaula. Voorkom dit door medewerkers hun concrete voornemens of geplande activiteiten op te laten nemen in hun werkplanning. Zo wordt er automatisch tijd voor ingeruimd en wordt het een vast onderdeel van het werk. Stel doelen eventueel bij als ze onuitvoerbaar blijken te zijn. Doe dit ook als concrete resultaten te lang op zich laten wachten. Hiermee voorkom je dat medewerkers gedemotiveerd dreigen te raken.’

Zijn er wettelijke verplichtingen rondom een POP?

‘Er zijn geen wettelijke verplichtingen, maar door middel van een POP maak je inzichtelijk wat jij als werkgever gedurende een dienstverband hebt gedaan qua scholing. Sinds juli 2015 geldt namelijk de zogenoemde scholingsverplichting[LINK naar ander artikel over POP]. Heeft jouw bedrijf een ondernemingsraad (OR)? Houd er dan rekening mee dat de OR instemmingsrecht heeft bij het opleidingsbeleid van jouw organisatie. Het gaat hierbij niet alleen om opleidingen binnen het bedrijf, maar ook om cursussen en trainingen die buiten de muren plaatsvinden. Wil jij op dit terrein een regeling vaststellen, intrekken of wijzigen, dan heb je dus de toestemming van de ondernemingsraad nodig.’