‘Een functionerings-gesprek: waarom is dat belangrijk?’

HR-afdelingen worden dagelijks overspoeld met vragen van medewerkers. Hoe kun je daar een helder antwoord op geven? Elke week helpt een deskundige op Even Centraal Werkgevers je met het antwoord op een veel gestelde – zeldzame – vraag. Deze week de vraag:

‘Een functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek: waarom is dat belangrijk?’

Petra van Leeuwen is zelfstandig HR-adviseur en mediator. Haar bedrijf heet R.O.T.S. Van Leeuwen en ze werkt sinds 2004 voor zowel grote multinationals als voor middelgrote en kleinere organisaties. Een van de zaken die ze altijd onder de aandacht brengt, zijn de jaarlijkse gesprekken tussen medewerker en werkgever.

Functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek of voortgangsgesprek?

‘De naamgeving is vrijblijvend. Kies vooral iets wat past bij je bedrijf. Waar het om gaat is dat je in gesprek blijft met je medewerkers. Zorg ervoor dat deze gesprekken zich herhalen door het jaar heen en gedurende de loopbaan van je medewerker. De herhaling is de kracht!’

Wanneer vindt het eerste gesprek met de medewerker plaats?

‘Eigenlijk begint de zogenoemde HR-cyclus al bij het sollicitatiegesprek. Dan sta je uitgebreid stil bij wat het bedrijf precies doet en waar het naartoe wil. In de wervingsprocedure zoek je naar de juiste persoon. Vervolgens meldt iemand zich aan en vindt het sollicitatiegesprek plaats. Dan vragen werkgevers alles aan de kandidaat en andersom vaak ook. Soms toetst of test het bedrijf de kandidaat om vervolgens een dienstverband aan te gaan. En daarna… wordt het ineens spannender. Durven werkgevers niet meer de mooie vragen te stellen in een functioneringsgesprek. Vaak ook omdat er gewenning is ontstaan. Werkgevers denken dan “Ik spreek ze toch iedere dag, als er iets is, komen ze wel naar mij toe.”’

Waarom is het belangrijk om de gesprekken blijven te voeren met medewerkers?

‘Het is heel belangrijk om tijd vrij te maken om te toetsen of medewerkers nog steeds goed functioneren in het bedrijf. Je bent een dienstverband aangegaan, kloppen de onderlinge verwachtingen nog? Ik zou al heel blij zijn als dit soort gesprekken in ieder geval 1 keer per jaar plaatsvinden. Werkgevers hebben een visie over hoe hun bedrijf zich moet ontwikkelen, maar weten de mensen dat ook?’

Wat moet er in ieder geval aan bod komen in zo’n hr-gesprek?

‘Van belang is dat manager en medewerker met elkaar in gesprek zijn over 3 onderwerpen: Hoe gaat het? Waar moet de medewerker of manager mee doorgaan? Waar moet hij mee stoppen? Die 3 vragen vormen de kern. Daaromheen kan het gesprek worden ingericht. Sterker nog, de hele cyclus. Houd het simpel; het hoeft niet veel tijd te kosten.’

Wat is het resultaat van dit soort herhalende gesprekken?

‘Wat mij betreft is het niet meer dan een tool die helpt om een doel te bereiken. Als je het goed inricht en minstens een keer per jaar (liefst meer!) gesprekken laat plaatsvinden, kun je tenminste nog bijsturen. Een voorbeeld: over 3 jaar wil een laboratorium een nieuwe test gaan introduceren. Daarvoor is nu de kennis nog niet in huis, blijkt uit de gesprekken met medewerkers. Nu kun je nog personeel laten bij- of omscholen (POP). Je geeft mensen de ruimte om beter te worden. Door de regelmatige gesprekken weet je wanneer je beste medewerker gaat vertrekken. Daarop kun je tenminste anticiperen. Daarnaast betrek je personeel meer bij het bedrijf. Betrokkenheid stimuleert verantwoordelijkheid. Mensen voelen zich hierdoor meer gewaardeerd en hebben meer plezier in het werk.’

Wat is de rol van een POP?

Een persoonlijk ontwikkelplan (POP) zou een onderdeel kunnen zijn van de gesprekken. In kleinere bedrijven zie ik dat er te weinig tijd voor is. Zorg er in ieder geval voor dat het niet teveel administratief werk oplevert. Gebruik in je jaargesprek een simpel formulier en leg het vast. Overigens heeft een POP een langere cyclus dan 1 jaar.’

Wat is het verschil tussen een functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek?

‘Een functioneringsgesprek is gelijkwaardig en voer je met z’n 2-en. Er is meer ruimte voor de medewerker. Je praat over de toekomst en bekijkt de mogelijkheden. Je ontdekt sterke kanten, benoemt die en stippelt een ontwikkelplan uit. Een beoordelingsgesprek is meestal eenzijdig. Goede beoordelingen zijn makkelijk. Slechte beoordelingen geven is heel moeilijk. Daar gaat het vaak mis. Het is lastig om tegen een medewerker te zeggen dat hij niet goed functioneert. Mijn advies is altijd om de deur in dat geval niet te lang op een kier te laten staan. Een slechte beoordeling komt zelden als een verrassing. Wees duidelijk, doe die deur dicht. Dan pas kun je kijken naar oplossingen, eventueel buiten de deur. Je kunt maar beter door een zure appel heen bijten, dan later op rot fruit te moeten zitten.’