5 manieren: zo informeer je medewerkers over je nieuwe cao

Het is vaak goed bedoeld. Er wordt een regeling bedacht aan de cao-onderhandeltafel. Werkgevers passen hun systemen en processen aan en we kunnen aan de slag. Tenminste…

Zijn je medewerkers al op de juiste manier op de hoogte gebracht van een nieuwe regeling zoals het Individueel Keuzebudget? Daar staat of valt de implementatie mee. Om deze regelingen te laten slagen, is namelijk draagvlak nodig.

Zo krijg je medewerkers mee

1 – Leg uit waarom je medewerkers profiteren

‘Het was toch goed? Waarom moet het dan ineens anders?’ Of wanneer er net een reorganisatie heeft plaatsgevonden: ‘Het zal wel een bezuinigingsmaatregel zijn.’ Het zijn de natuurlijke reacties van medewerkers die met nieuwe arbeidsvoorwaarden worden geconfronteerd. En niet op de juiste manier daarover zijn voorgelicht.

Wat voor een gemiddelde HR-professional wellicht heel logisch is, kan bij een medewerker argwaan opwekken. Het is belangrijk dat je niet alleen uitlegt wat en hoe je het gaat doen, maar begint met het waarom. Leg bijvoorbeeld uit dat je een Individueel Keuzebudget invoert, zodat medewerkers meer keuze hebben in hun persoonlijke arbeidsvoorwaarden. Dat het beter aansluit bij hún persoonlijke behoefte.

2 – Maak het overzichtelijk: arbeidsvoorwaardenportaal

De impact van een nieuwe regeling gaat vaak veel verder dan de betreffende regeling zelf. Er zijn raakvlakken met onderwerpen zoals pensioenen, toeslagen, inzetbaarheid, werk-privébalans en nog veel meer. Maar deze informatie is vaak erg versnipperd over diverse bronnen en niet allemaal even gemakkelijk leesbaar. Begin dus eerst met bundelen. Richt bijvoorbeeld een online omgeving  in, zoals een arbeidsvoorwaardenportaal, waar medewerkers heldere, actuele informatie op één plek kunnen vinden. Bekijk hier een voorbeeld van hoe een arbeidsvoorwaarden portaal er uitziet.

3 – Vertel het persoonlijk

‘Verschuil’ je niet alleen achter een intranet of handboek. Wanneer de uitleg beperkt blijft bij een technische uitleg – ‘we gaan werken met loopbaanbudgetten’ – heeft een medewerker alsnog geen idee van wat het inhoudt. In de praktijk zie ik grote verschillen, maar tegelijk ook het positieve effect van persoonlijke communicatie. Dat kun je op meerdere manieren aanpakken. Organiseer een roadshow door de organisatie, schuif aan in teamoverleggen of laat leidinggevende het bespreken in hun gesprekken met medewerkers. Maak in ieder geval een communicatieplan waarin zowel offline als online communicatie aan bod komt.

4 – Zet ambassadeurs in

Medewerkers laten zich bij dit soort beslissingen vaak beïnvloeden door wat anderen ervan vinden. Door reviews of collegiale toetsing. Laat daarom hun collega’s hun ervaringen delen. Wat hebben zij gedaan om bijvoorbeeld hun inzetbaarheid te vergroten of hoe hebben zij hun Individueel Keuzebudget ingezet? En wat leverde dat hen op? Je laat op deze wijze de mogelijkheden zien en vertaalt de regeling naar concrete voorbeelden. Probeer daarnaast ook af te wisselen in de wijze waarop je de informatie aanbiedt. Naast een goede mix in offline en online communicatie kan het ook helpen om een filmpje te maken om een regeling uit te leggen.

5 – Kijk buiten je eigen organisatie

Er zijn binnen jouw organisatie (nog) geen ervaringsdeskundigen? Mijn laatste tip is: bundel krachten en vind niet allemaal opnieuw het wiel uit. Bij andere bedrijven in de sector spelen namelijk dezelfde issues als bij jou. We maken eigenlijk te weinig gebruik van ons netwerk. Stel jezelf vaker de vraag: hoe zouden andere organisaties dit doen en wat zouden we hiervan kunnen leren? Door eens wat vaker bij anderen binnen te kijken, doen we nieuwe inspiratie op, zijn we effectiever en vergroten we onze kennis.

Meer weten over hoe je op overzichtelijke wijze een arbeidsvoorwaardenportaal inricht? Dat lees je in mijn volgende blog.

In deze blogserie deelt Jorrit Drieënhuizen zijn ervaringen op het gebied van arbeidsvoorwaarden communicatie. Vanuit zijn functie als adviseur HR communicatie helpt hij HR afdelingen te ontlasten en te helpen bij het creëren bewustwording en in-/overzicht bij medewerkers.